Бизнес-отчетность необходима для каждой компании. В этом упражнении представлена важная информация о финансовых показателях компании и общих результатах деятельности. Собранная информация позволяет руководству принимать обоснованные решения относительно будущих операций и стратегии.
Однако существуют проблемы, с которыми вы можете столкнуться, когда дело доходит до подготовки и представления бизнес-отчета. Конечно, главной заботой является точность данных. Анализ и превращение огромных чисел и информации в удобоваримый контент — это другие задачи, которые необходимо выполнить.
Чтобы подготовить точный бизнес-отчет, примите к сведению три рекомендации, приведенные ниже:
Определите тип отчета, который вы составляете
Существуют различные типы бизнес-отчетов, которые зависят от представленных данных. У каждого также есть своя цель и метод. Ниже приведены четыре основных типа бизнес-отчетов:
- Ad Hoc: Большинство компаний часто используют этот отчет для передачи важной информации акционерам, инвесторам и заинтересованным сторонам. Джедокс объяснил, что специальная отчетность включает, в частности, ежеквартальный отчет о продажах, тенденциях и развитии клиентов.
- Стратегический: Организации часто используют этот метод для мониторинга внутренней эффективности в соответствии с бюджетными целями или в качестве системы раннего предупреждения о потенциальных проблемах. Этот отчет предоставляет высшему руководству информацию о результатах деятельности организации с течением времени и в различных областях. Кроме того, эти отчеты часто готовятся ежегодно или ежеквартально, но при необходимости их можно составлять и чаще.
- Финансовый: бухгалтер готовит этот отчет для внешних сторон, таких как акционеры и кредиторы. Эти документы также включают информацию, требуемую правовыми органами. Финансовый отчет обычно включает балансовые отчеты, отчеты о доходах, движении денежных средств и подробные анализы, такие как прогнозы движения денежных средств.
- Оперативная: менеджеры часто используют этот тип отчетов для принятия решений и планирования будущей деятельности в пределах своих сфер ответственности. Этот тип отчета предоставляет информацию о текущей деятельности в организации или отделе, например, данные о продажах или производственных затратах.
Знайте свою аудиторию
При написании бизнес-отчета вы должны убедиться, что информация является точной, понятной и актуальной для целевой аудитории. Поэтому также важно подумать о том, кто ваши потенциальные читатели.
Эта стратегия позволяет вам писать так, чтобы ваши читатели были вовлечены, когда вы используете их язык и решаете их проблемы с помощью аналитики. В результате вам будет легче разделять, анализировать и представлять информацию, поскольку вам нужно включать только те данные, которые действительно касаются вашей аудитории.
Например, если ваша аудитория состоит из инвесторов, заинтересованных в квартальных результатах и темпах роста прибыли на акцию (EPS), выделите эти цифры на видном месте в своем отчете. Если есть другой показатель, который для них более важен, например, валовая прибыль или рентабельность инвестиций (ROI), включите и его.
В финансовых отчетах следуйте требованиям законодательства и правилам, применимым к вашему бизнесу. Возможно, от вас потребуется быть как можно более тщательным, особенно если ваш бизнес время от времени имеет дело с государственными контрактами.
С другой стороны, если вы готовите стратегические отчеты для улучшения маркетинга и продвижения, тогда важно выделить прошлые показатели, чтобы сравнить любые изменения, которые были вызваны внедрением новых рекламных технологий.
Используйте основные пункты
Маркеры облегчают усвоение сложных идей, поскольку помогают разбить длинные абзацы на более короткие фрагменты информации. Когда вы используете маркированные пункты, ваши читатели могут легко следить за отчетом. Кроме того, это помогает им запомнить основные моменты отчета. Это позволяет вашей аудитории в полной мере использовать назначение информации в дальнейшем.
Вот три совета о том, как использовать маркеры при написании бизнес-отчета:
- Используйте короткие предложения и абзацы: маркеры должны быть короткими и краткими, содержать не более двух предложений. Кроме того, они должны быть написаны в одном абзаце.
- Сопоставьте: Если в вашем тексте есть два разных типа данных, убедитесь, что эти цифры отображаются вместе на диаграмме для удобства сравнения. Это позволяет избежать путаницы у читателей, которые могут пропустить существенные изменения из-за того, что не просматривают определенные разделы.
- Сохраняйте простоту языка: вы должны писать основные пункты простым языком, понятным каждому. Избегайте жаргонизмов или отраслевых терминов, если они не являются общими для вашей целевой аудитории.
Основные выводы по бизнес-отчетности
Точность бизнес-отчетов имеет решающее значение для обеспечения предоставления правильной информации вашим сотрудникам, инвесторам и заинтересованным сторонам. Следование лучшим практикам в бизнес-отчетности поможет вам подготовить легко усваиваемый отчет, который будет актуальным и полезным для вашей аудитории.
Определение типа отчета для составления, знание вашей аудитории и перечисление важной информации в кратких пунктах — вот три лучших метода, которые могут помочь вам в эффективной бизнес-отчетности.